個人情報保護開示請求に対する対応について

1 個人情報(開示請求)の手続等について

当社は、当社が保有する個人情報に関して、ご本人またはその代理人から次のような「開示等の請求等」があった場合には、以下の①~④の手順で対応致します。

(1) ご本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたとき (2) 保有個人データの開示の請求 (3) 本人が識別される保有個人データの内容が事実でなく、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(「訂正等」という。)の請求 (4) 個人データの利用の停止又は消去(「利用停止等」という。)の請求 (5) 個人データの第三者への提供の停止の請求 (6) 第三者提供記録の開示の請求

①開示等の請求等の申出先

開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。 〒150-0042 東京都渋谷区宇田川町14-13宇田川町ビルディング5階 株式会社スムーズ 管理部 宛

②開示等の請求等に際して提出すべき書面(電磁的記録を含む。)の様式その他の開示等の請求等の方式

開示等のご請求を行う場合は、次の申請書【別紙1】に、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のための書類【別紙2】を同封し上記①宛にご郵送ください。 別紙1・・申請書(お客様相談室までご連絡ください) 別紙2・・ご本人様の確認のための書類(③ご参照ください)

③開示等の請求等をする者が本人又は代理人あることの確認の方法

⑴ 本人であることの確認の方法 ご本人の「運転免許証」、「パスポート」、「外国人登録証明書」、「健康保険証+3ヶ月以内に取得した住民票」のうち、いずれかのコピーを同封してご郵送ください。

⑵ 代理人あることの確認の方法 代理人の「運転免許証」、「パスポート」、「外国人登録証明書」、「健康保険証+3ヶ月以内に取得した住民票」のうち、いずれかのコピーを同封してご郵送ください。あわせて、ご本人様との関係を確認する書類として、代理人であることの「委任状」あるいは、本人様と代理人様本人のお名前等の記載がある「住民票(3か月以内)」、「成年後見人等登記事項証明書」どちらかのコピー、も同封ください。

④手数料の徴収方法

1回の申請ごとに手数料1000円(税込)をいただきます(個人情報の開示及び利用目的の通知の場合に限ります。そのため個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の停止の場合は手数料不要です)。 94円分の郵便切手を提出書類と一緒にご同封ください。当社への郵送料はご本人様のご負担となります。

2 「開示等の請求等」に対する回答方法

開示のお申し出があった場合については、個人情報保護委員会が定める下記の方法のうち、開示申請者の指定するいずれかの方法により回答いたします。ただし、当該方法による開示に多額の費用を要する場合又は当該方法による開示が困難である場合は、書面の交付による回答とさせていただきます。 ⑴ 書面の交付による方法 ⑵ PDFファイル等をメールにて送付する方法 ⑶ その他当社が定める方法

3 「開示等の請求等」関して取得した個人情報の「利用目的」

「開示等の請求等」にともない取得した個人情報は、「開示等の請求等」に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、「開示等の請求等」に対する回答が終了した後、適切なる管理・破棄をさせていただきます。

4 「開示等の請求等」に対する不開示の場合について

次の⑴~⑹に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。提出いただいた書類等は、お客様の負担で返却させていただきます。

⑴ 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合 ⑵ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合 ⑶ 所定の申請書類に不備があった場合 ⑷ 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合 ⑸ 当社又は第三者の営業秘密・ノウハウに属する情報、個人に対する評価・分類・区分に関する情報その他内部監査・調査・分析等当社内部の業務のみに利用・記録される情報であり、開示することにより当社の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれがある場合 ⑹ その他法令に違反することとなる場合

また、退会するお客様又は退会されたお客様から、保有個人データの削除のお申し出があった場合、以下の理由により当社はデータ削除の対応はいたしかねます。ただし、退会後にお客様からお問い合わせに対応する場合を除き、お客様の個人データを利用・閲覧することはいたしません。 ⑴退会後のお客様ご本人、代理人、官公庁等からの問い合わせに適切に対応する必要があるため ⑵当社の正当な事業活動において保有個人データの保存を必要とするため

令和元年5月10日制定 令和4年3月23日最終改訂 株式会社スムーズ 東京都渋谷区宇田川町14-13宇田川町ビルディング5階 株式会社スムーズ 代表取締役 小泉 拓

【個人情報の取扱いに関するお問い合わせ窓口】 株式会社スムーズ お客様相談室 電話番号:03-6453-2536 受付時間:午前10時〜午後7時(祝日、年末年始、設備点検日、システムメンテナンス日を除く。)